Schluss mit dem Papierkram in Unternehmen – mit einer Softwarelösung will das Start-up Paperless den Prozess der Vertragsschließung revolutionieren.

Was ist Paperless?

Mit nur wenigen Klicks kann man heute eine Reise buchen, shoppen oder Termine vereinbaren. Während all diese Prozesse digitalisiert und somit deutlich vereinfacht sind, ist das Ausfüllen von Verträgen oder Personalfragebögen immer noch mühselig. Dass soll nun mit Paperless geändert werden. Einer App zum erstellen, signieren und verwalten von Dokumenten. Während man sonst Verträge erst verschicken, dann ausfüllen, einscannen und wieder zurücksenden musste, soll dieser gesamte Workflow jetzt in einer App untergebracht werden.

Der Mehrwert von Paperless

Dokumente wie Kaufverträge sollen sich mit Paperless viel einfacher teilen und bearbeiten lassen. Während man bisher meist solche Dokumente in Word erstellt hat, als PDF weitergeschickt und dann wieder mühselig die PDF irgendwie bearbeiten musste, wird dieser ganze Prozess jetzt in Paperless vereinigt. Die Datensicherheit spielt bei vertraulichen Dokumenten wie Verträgen eine besonders große Rolle, weshalb Server nur in Deutschland genutzt werden sollen, um so die sichere Datenspeicherung zu gewährleisten. Seit dem Launch des Tools in 2021 hat Paperless bereits über 100 Pilotkunden gewinnen können, von denen 30 auch zu zahlenden Kunden wurden. Die Software von Paperless ist nämlich kostenpflichtig. Angeboten wird sie für monatlich 24 Euro pro Nutzer.

Der Workflow

Paperless soll ein einfaches und intuitives Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen. Ähnlich wie bei Google Drive sollen mehrere Personen am selben Dokument arbeiten  und diese auch kommentieren können. So kann innerhalb des Unternehmens kommuniziert, Dokumente überprüft und zur Freigabe bereitgestellt werden. Auch kann mit dem Kunden in Kontakt getreten werden, wenn bei diesem Fragen auftreten. Durch elektronische Signaturen können Kunden einfach unterschreiben. Nachdem einmalig eine Unterschriftsvorlage eingerichtet wurde, muss diese nur noch eingefügt werden. Zusätzlich verhindert eine automatisierte Datenüberprüfung Fehler, die den Prozess verzögern. Die App ist sowohl für PC als auch als mobile Version erhältlich und kann so immer und von überall genutzt werden.

Paperless Product Tour (vimeo.com)